Mange vognmænd og disponenter bruger alt for meget tid på papirarbejde, dobbeltindtastninger og manuelle godkendelser. I en branche hvor minutter tæller, og hvor hver fejl kan koste dyrt, er det afgørende at have styr på processerne – fra første kundekald til fakturering. Med CustomOffice får du et gennemtestet system, der hjælper vognmænd med 3 eller flere ansatte med at holde styr på alle opgaver, chauffører og timer – på én samlet platform.

Fra planlægning til betaling – hele turen digitaliseret

Forestil dig, at en kunde ringer ind med en hasteopgave. I stedet for at finde en papirkalender eller åbne et regneark, opretter du hurtigt opgaven direkte i systemet. Opgaven sendes automatisk ud til chaufføren via appen, som både viser ham, hvad der skal gøres, hvor han skal hen, og hvornår. Chaufføren får al nødvendig information på sin telefon – og kan samtidig registrere arbejdstid og dokumentere arbejdet direkte fra bilen.

Systemet understøtter blandt andet:

• Opgaveplanlægning med GPS-adresser og kundedata
• App til chauffører med opgaver, navigation og fotodokumentation
• Automatisk tidsregistrering – også med start/stop-funktion og pause
• Mulighed for scanning og vedhæftning af vejesedler eller bilag
• Kommentarer og beskeder mellem kontor og chauffør

Disponentens nye værktøjskasse

Når dagen er slut, lander chaufførens opgave og timer direkte i CustomOffice. Herfra kan disponenten eller vognmanden godkende tidsregistreringerne, rette eventuelle fejl – og med få klik overføre alle relevante data til fakturakladden i økonomisystemet. Vores system integrerer med både e-conomic og Uniconta, så du slipper for at taste linjer ind manuelt eller håndtere bilag i bunker.

Med denne løsning får du overblik og dokumentation for:

• Hvem har kørt hvad – og hvornår
• Hvor mange timer er brugt – og til hvilken opgave
• Hvad skal faktureres – og til hvilken kunde
• Hvilke bilag er tilknyttet – fx vejesedler, billeder eller noter

Det giver tryghed, effektivitet og ikke mindst færre fejl på fakturaer og lønsedler.

Spar tid og penge – hver dag

De fleste vognmænd ved, hvor mange timer der forsvinder mellem planlægning, opfølgning og administration. Bare det at samle oplysninger fra chauffører – og sikre at timer, bilag og opgaver hænger sammen – kan tage mange timer om ugen. Tid, der kunne bruges langt bedre:

• Til at skaffe nye kunder og opgaver
• Til selv at køre nogle ekstra timer og øge omsætningen
• Til at give chaufførerne hurtigere afklaring og betaling
• Til at tage fri med god samvittighed

Vi oplever gang på gang, at vores kunder kan spare 5-10 timer om ugen i administration, når de digitaliserer processen med CustomOffice. For virksomheder med 5 eller flere ansatte bliver det hurtigt til mange tusinde kroner om måneden – og langt færre hovedpiner.

Skabt til virkeligheden – og for vognmænd

CustomOffice er ikke et generelt system, der er skruet lidt sammen til transportbranchen. Vi er udviklet sammen med vognmænd, og det mærkes. Systemet er simpelt, robust og nemt at bruge – også for medarbejdere med store fingre, lidt tålmodighed og måske læsevanskeligheder. Vi ved, at det skal virke i regnvejr på en traktor eller med handsker i en lastbil – og derfor er brugerfladen enkel og tilpasset hverdagen på landevejen.

Systemet er samtidig fleksibelt nok til, at både små og større vognmænd kan bruge det. Nogle starter med at registrere tid og opgaver. Andre bruger hele pakken – inklusive integration med økonomisystem, løn og GPS-spor. Fælles for dem alle er, at de får:

• Et samlet overblik over opgaver og ressourcer
• Mindre administration og hurtigere fakturering
• Bedre dokumentation og færre fejl
• Gladere chauffører og mindre spildtid

Kom i gang – uden bøvl

Vi ved, at mange vognmænd ikke har tid til at sætte sig ind i komplicerede systemer. Derfor følger der altid en fast konsulent med, når du starter med CustomOffice. Vores konsulenter hjælper dig med opsætning, undervisning og tilpasning – så du kommer i gang hurtigt og sikkert. Du skal ikke læse manualer eller opfinde systemet selv. Det har vi gjort for dig.

Du kan også beregne din besparelse her eller læse, hvordan en anden vognmand fik succes med CustomOffice i denne case fra HV Transport.

Vil du også have mere tid, færre fejl og styr på alle opgaver og timer?

Så er det måske tid til at skifte fra papir og regneark – og i stedet få en tidsregistrerings app, der faktisk passer til din hverdag. Book en demo i dag på customoffice.dk/book-en-demo/ – og oplev forskellen.